気ぜわしい原因を取り除くためにすべきこと

確定申告も終わって息つくのも束の間、数本のレポートを仕上げ、お客様への送付書類を作成したりしながら、今日一日が過ぎていきました。

まだ終わらせなければいけない記事の翻訳とかも残っているので3連休を利用して、細々としたToDoリストをつぶしていきたいと思っております。

 

こんばんは、コーチングスケイプの大森です。

 

忙しいというほどではないのに、何となく忙しいと思ってしまうことはありませんか?(今の私がこの状態です)

時として自分がそう思い込んで、現実はそうでもないのに忙しいと感じている人もいるかもしれませんね。

私がサラリーマンだったころ、営業部門から企画部門に異動したことがあります。その時の印象は「解放された」という感覚でした。

毎月ノルマに追われて、という厳しい環境ではありませんでしたけど、やはり年間目標があり、半期か四半期ごとにレビューがあったりと、目標数字は常に意識しないといけない状態でした。そして、数字を追いかけなければいけないのですが、それ以外の仕事もやらなければいけない。

その数字から解放されたので、そう感じたのでしょうね。

でも、その後に冷静に考えてみたのですが、営業だった時も「忙しい」というわけではなかった。そう感じていただけだったのです。

だって、休憩時間はあったし、タバコを吸う時間もあった。(この頃は喫煙者でしたね)もちろん朝、昼、晩と食事もとっていたし、同僚との雑談も楽しむ時間もありました。

24時間、一切無駄なく働かなければいけないという訳ではなかったのですから、時間的なゆとりは多少あったのだと。いわゆる「気ぜわしい」という状態で、実際に忙しいわけではなかったのです。つまりは気のせいということ。

企画部門に異動した後に、周りを見渡す余裕もできました。この頃コーチングに出会って、人の行動を観察する癖もついていたので尚更なのですが、ふと気が付いたことがあります。

怒られるのを覚悟で言うと「仕事が遅い」のです。もちろん全員ではありませんが。

1,2時間のミーティングの議事録は30分もあればかけるはずです。でも、午前中いっぱいの時間を掛けてパソコン画面に向かって取り組んでいる人もいました。

正直、なんだかなという感覚です。同じ時間を働いているのに、こなす仕事量が違う。で、こちらが仕事を仕上げて余裕を見せていると何となく「暇な人」みたいな感じになってしまうのは不公平かなとも。

あれ、こんなことを書くつもりではなかったのけどね。。。

話を戻しましょう。気ぜわしい状態は、何となく仕事に追われている感覚ですね。

ならば追ってくる仕事を片付けてしまえばいい。ただそれだけです。

それができないんだよ、と思われるかもしれませんが、30分で出来る仕事を半日かけてやっているのかもしれませんよ。だったら、なるべくそれを短い時間で仕上げる努力をする。集中力の問題かもしれないし、効率の問題かもしれない。はたまた拘らなくてもいいところに時間を掛けてしまっているとか。

議事録だったら内容が誤解のないように伝わればいい。体裁だとか、フォントだとかどうでもいいところは放っておく。体裁だって、議事録の文体というものがあるので、体言止めだとか、ですます調の語尾ではなく「である」にするとか、そういうことを覚えてしまえばいいだけです。

そういうことを意識しながら、今手元にあるToDoリストの中から比較的どうでもいいもの、簡単なものから順番に片っ端から消し込んでいく。どうしても時間を掛けてじっくり取り組まなければいけないものは、とりあえずわきにおいて。

これらは、腰を据えて取り組まなければいけない仕事のための環境整備みたいなものです。

これだけでも随分と気が楽になるはずですよ。

コーチングで「未完了をなくす」というアプローチがありますけど、まさにこれです。これはカウンセリングでも同様のことを行いますので、効果は必ずあるのです。

よく優先順位の高いものから取り組め、とビジネス書に書かれていたりしますが、逆にどうでも良い事から始めるという手もあるのです。ただし、そこに時間を使っちゃダメ!

集中してパパッと片付けるからこそ意味があるのです。

 

あなたのToDoリストには、どれくらい未完了が溜まっていますか?

 

ToDoList photoPhoto by Mufidah Kassalias