意見を集約するときの注意点

今日も寒いですね。寒いのが苦手な私には辛い日です。でも徐々に陽が伸びているので、一歩一歩春に近づいていることを感じることもできて、しばらくの我慢と絶えることにします。

気分を変えるために、ブログのデザインも変えてみました。いかがでしょう?

 

こんばんは、コーチングスケイプの大森です。

 

様々な会社でファシリテーションを行ったり、ミーティングの進め方を見学する機会があります。割とよく見かける光景なのですが、ポストイットに各自の意見を書いて、それをホワイトボードに張り付けながらまとめていくというやり方をしている会社が結構あります。集約法とかKJ法と呼ばれている方法です。

いくつか誤った運用をしているところがあるので、今日はそれについて書いてみます。特にポストイットをまとめる作業の注意点です。

 

1.いきなり抽象度の高い言葉でグルーピングをしないこと

よく使う例ですが「野球、ラグビー、テニス、バスケ」をまとめるときに「スポーツ」で括るとそこで思考の広がりがなくなってしまいます。

スポーツ

野球、ラグビー、テニス、バスケ

ですね。でも、「球技」で括ればその上位が「スポーツ」となりますね。つまり、

スポーツ

球技

野球、ラグビー、テニス、バスケ

というつながりです。

べん図を描くとわかるのですが、こうするとスポーツの下に「球技」以外に球を使わない競技がうっすらと見えてきませんか?

最小単位で括るような言葉を選んでいかないと、新たな視点が見つからないのです。

よくある抽象度の高い言葉は「コミュニケーション」「営業力」「人材育成」「人間力」「マインド」などです。

こんな言葉を会議で使っていませんか?

 

2.大きな項目を先に出し、そこから細分化しないこと

1の話にもつながるのですが、抽象度の高いグルーピングをしてから細分化していくというやり方をすると「何か」を見失います。

大グループを作ってから細分化するのと、細部をつなぎ合わせて中グループ、大グループを作っていくやり方は一見同じように見えるよね。でも違うんです。

前者の方法で行うと、大体のポストイットは分類できるのですが、いくつかの例外的な意見ははみ出してしまいます。そして、何となく除外したまま「その他」という項目を作ってそこに放り込んだりするのです。最悪の場合はグルーピングもされず、ホワイトボードの隅っこにぽつんと追いやられたり、握りつぶされたり・・・。

俯瞰してみると大きなグループにはたくさんのポストイットが貼られ、その他には数枚だけ。何となくみんなが共通している意見が重要に見えてきて、少数意見を排除しがちになります。

自分たちでも気が付かないような本質的な問題を探すときには危険なので、面倒な作業になるけれど必ず一つ一つの意見を紡ぎ合わせていくことが大切なのです。

細かいことを言えばキリがないのですが、あとひとつだけ。

 

3.言葉の違いに敏感になりましょう!

ホワイトボードに各自の意見(ポストイット)を貼る際に、誰かが自分の意見を読み上げてボード上に貼ると、他の方が「私も同じ意見です」とか「大体同じような意見です」といって同じ場所に貼っていく。これもよく見る光景です。

でも、本当に同じ意見なのでしょうかね?

たとえば、「他人に興味がない」と「自分さえ良ければいい」という2つの意見が出たとします。人によっては同じような意味に感じますが、実は違ったりするのです。似て非なるものである可能性も高い言葉も多いのですから、グルーピングする前に発案意図をきちんと聞き分ける必要がありそうです。些細な違いを知ることで、問題の本質にたどり着くこともあるのですから。

 

皆さんの会議はどのように進めていますか?

 

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